Duomenų tvarkymo sutartis
Paskutinį kartą atnaujinta: 2026 m. liepos 17 d.
Ši Duomenų tvarkymo sutartis yra FormiBook Kliento ir skiltyje „Duomenų tvarkytojo duomenys“ nurodyto juridinio asmens (toliau – Duomenų tvarkytojas) Naudojimo sąlygų dalis ir automatiškai taikoma, kai Duomenų tvarkytojas Kliento vardu tvarko asmens duomenis.
Klientas yra duomenų valdytojas, o Duomenų tvarkytojas – duomenų tvarkytojas, nebent konkreti veikla pagal teisę kvalifikuojama kitaip.
1. Dalykas ir trukmė
Duomenų tvarkytojas tvarko duomenis paslaugai teikti, apsaugoti, palaikyti ir užbaigti paskyros galiojimo bei sutartų duomenų grąžinimo ir ištrynimo laikotarpiu.
2. Duomenų tvarkymas
Veiksmai apima gavimą, saugojimą, sisteminimą, rodymą, perdavimą pagal teisėtą nurodymą, atsarginių kopijų kūrimą, eksportą ir ištrynimą. Tikslas – valdyti išteklius, paslaugas, prieinamumą, klientus, rezervacijas, žinutes, kainas, būsenas ir susijusius mokėjimo įrašus.
Duomenų subjektai gali būti klientai, svečiai, darbuotojai, atstovai ir kiti asmenys, kurių duomenis Klientas teisėtai įveda. Duomenys gali apimti tapatybės ir kontaktinius duomenis, rezervacijos ir paslaugos informaciją, žinutes, failus, mokėjimo būsenas ir specialių kategorijų duomenis, jei Klientas pasirenka juos tvarkyti teisėtu pagrindu.
3. Kliento nurodymai
Duomenų tvarkytojas tvarko duomenis tik pagal dokumentuotus teisėtus Kliento nurodymus, įskaitant šias sąlygas ir veiksmus sistemoje. Jei, Duomenų tvarkytojo nuomone, nurodymas pažeidžia duomenų apsaugos teisę, Duomenų tvarkytojas apie tai praneša ir gali sustabdyti jo vykdymą iki paaiškinimo.
4. Konfidencialumas ir saugumas
Prieiga suteikiama tik tiems asmenims, kuriems ji būtina ir kurie įsipareigoję laikytis konfidencialumo. Duomenų tvarkytojas taiko proporcingas saugumo priemones, įskaitant prieigos valdymą, apsaugotą perdavimą, žurnalų tvarkymą, atsargines kopijas, pažeidžiamumų valdymą ir reagavimo procedūras. Konkrečios priemonės gali kisti nemažinant bendro apsaugos lygio.
5. Subtvarkytojai
Klientas suteikia bendrą leidimą pasitelkti subtvarkytojus. Aktualus registras, kuriame nurodyta jų paskirtis ir duomenų tvarkymo vietos, prieinamas įgaliotam Klientui sistemoje arba paprašius adresu info@expooffice.lt. Duomenų tvarkytojas nustato subtvarkytojams ne mažesnius duomenų apsaugos įsipareigojimus.
Apie subtvarkytojo pridėjimą ar pakeitimą Duomenų tvarkytojas praneša bent prieš 15 dienų. Per šį laiką Klientas gali nesutikti, nurodydamas konkretų ir pagrįstą duomenų apsaugos pavojų. Duomenų tvarkytojas ieško komerciškai pagrįstos alternatyvos; jei jos nėra, bet kuri šalis gali nutraukti paveiktą paslaugą. Nutraukus iki apmokėto laikotarpio pabaigos, nepanaudota dalis grąžinama.
6. Tarptautinis perdavimas
Perduoti už EEE ribų leidžiama tik pagal taikytiną BDAR mechanizmą, įskaitant sprendimą dėl tinkamumo arba standartines sutarčių sąlygas ir būtinas papildomas priemones. Klientas įgalioja Duomenų tvarkytoją sudaryti atitinkamas sąlygas su subtvarkytojais.
7. Duomenų subjektų prašymai ir pagalba
Atsižvelgdamas į tvarkymo pobūdį Duomenų tvarkytojas pagrįstai padeda Klientui vykdyti duomenų subjektų prašymus ir pareigas, susijusias su saugumu, pranešimais apie incidentus, poveikio duomenų apsaugai vertinimu ir konsultacijomis su priežiūros institucija. Klientas atsako už sprendimą ir bendravimą su duomenų subjektu.
8. Asmens duomenų saugumo pažeidimas
Patvirtinęs asmens duomenų saugumo pažeidimą Duomenų tvarkytojas nepagrįstai nedelsdamas informuoja Klientą ir pateikia turimą informaciją, reikalingą jo pareigoms įvertinti ir vykdyti. Pranešimas nėra kaltės pripažinimas.
9. Grąžinimas ir ištrynimas
Eksportas pateikiamas atskiru prašymu Naudojimo sąlygose nustatyta tvarka. Paslaugai pasibaigus Klientas turi 30 dienų jam gauti. Po to duomenys ištrinami iš aktyvios sistemos, nebent teisė reikalauja juos saugoti; likutiniai duomenys pašalinami iš izoliuotų atsarginių kopijų rotacijos būdu per 90 dienų.
10. Informacija ir auditai
Duomenų tvarkytojas pateikia pagrįstai būtiną informaciją atitikčiai BDAR 28 straipsniui įrodyti. Pirmiausia atliekama dokumentinė arba nuotolinė patikra. Įprastas auditas galimas ne dažniau kaip kartą per metus, pagrįstai iš anksto įspėjus, darbo metu ir laikantis konfidencialumo bei kitų Klientų saugumo.
Papildoma patikra galima po patvirtinto incidento arba priežiūros institucijos reikalavimu. Išlaidas apmoka Klientas, išskyrus atvejį, kai auditas nustato esminį Duomenų tvarkytojo pažeidimą.
11. Atsakomybė ir viršenybė
Atsakomybę reglamentuoja Naudojimo sąlygos, nepažeidžiant privalomų BDAR teisių. Jei asmens duomenų tvarkymo klausimu yra prieštaravimas, ši Duomenų tvarkymo sutartis turi viršenybę prieš bendrąsias Sąlygas.
12. Teisė, kalbos ir kontaktai
Taikoma Lietuvos Respublikos teisė. Esant kalbinių versijų neatitikimui, viršenybę turi lietuvių kalbos versija, nebent privalomos teisės normos nustato kitaip. Kontaktas dėl šios Sutarties: info@expooffice.lt.