Umowa powierzenia przetwarzania danych
Ostatnia aktualizacja: 17 lipca 2026 r.
Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych stanowi część Warunków korzystania między użytkownikiem FormiBook a podmiotem prawnym wskazanym w sekcji „Dane podmiotu przetwarzającego” (Podmiot przetwarzający) i ma zastosowanie automatycznie, gdy Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe w imieniu użytkownika.
Użytkownik jest administratorem, a Podmiot przetwarzający — podmiotem przetwarzającym, chyba że prawo inaczej kwalifikuje określoną czynność przetwarzania.
1. Przedmiot i czas trwania
Podmiot przetwarzający przetwarza dane w celu świadczenia, ochrony, wsparcia i zakończenia usługi przez czas trwania konta oraz uzgodnione okresy zwrotu i usuwania danych.
2. Przetwarzanie
Czynności obejmują zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, przesyłanie na zgodne z prawem polecenie, tworzenie kopii zapasowych, eksport i usuwanie. Celem jest zarządzanie zasobami, usługami, dostępnością, klientami, rezerwacjami, wiadomościami, cenami, statusami i powiązanymi zapisami płatności.
Osobami, których dane dotyczą, mogą być klienci, goście, pracownicy, przedstawiciele i inne osoby, których dane użytkownik wprowadza zgodnie z prawem. Dane mogą obejmować informacje identyfikacyjne i kontaktowe, szczegóły rezerwacji i usług, wiadomości, pliki, statusy płatności oraz szczególne kategorie, jeśli użytkownik zdecyduje się je przetwarzać na zgodnej z prawem podstawie.
3. Polecenia użytkownika
Podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane, zgodne z prawem polecenia użytkownika, w tym niniejsze warunki i działania w systemie. Jeśli uzna, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, poinformuje użytkownika i może wstrzymać jego wykonanie do wyjaśnienia.
4. Poufność i bezpieczeństwo
Dostęp mają tylko osoby, które go potrzebują i są zobowiązane do zachowania poufności. Podmiot przetwarzający stosuje proporcjonalne środki bezpieczeństwa, w tym zarządzanie dostępem, zabezpieczoną transmisję, rejestrowanie zdarzeń, kopie zapasowe, zarządzanie podatnościami i procedury reagowania. Szczegółowe środki mogą się zmieniać bez obniżenia ogólnego poziomu ochrony.
5. Dalsze podmioty przetwarzające
Użytkownik udziela ogólnego upoważnienia do angażowania dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualny rejestr, obejmujący cele i lokalizacje przetwarzania, jest dostępny dla upoważnionego użytkownika w systemie lub na żądanie skierowane na info@expooffice.lt. Podmiot przetwarzający nakłada na dalsze podmioty obowiązki ochrony danych nie mniej rygorystyczne.
Podmiot przetwarzający zawiadamia o dodaniu lub zastąpieniu z co najmniej 15-dniowym wyprzedzeniem. Użytkownik może w tym czasie zgłosić sprzeciw oparty na konkretnym, uzasadnionym ryzyku dla ochrony danych. Podmiot przetwarzający poszuka rozsądnej pod względem handlowym alternatywy; jeśli nie będzie dostępna, każda ze stron może zakończyć usługę, której dotyczy zmiana. W razie zakończenia przed końcem opłaconego okresu niewykorzystana część jest zwracana.
6. Przekazywanie międzynarodowe
Przekazanie poza EOG jest dozwolone tylko na podstawie odpowiedniego mechanizmu RODO, w tym decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych wraz z niezbędnymi dodatkowymi środkami. Użytkownik upoważnia Podmiot przetwarzający do zawierania odpowiednich warunków z dalszymi podmiotami.
7. Wnioski osób i pomoc
Uwzględniając charakter przetwarzania, Podmiot przetwarzający w rozsądnym zakresie pomaga użytkownikowi przy wnioskach osób, których dane dotyczą, oraz obowiązkach związanych z bezpieczeństwem, zgłaszaniem naruszeń, oceną skutków dla ochrony danych i konsultacjami z organem nadzorczym. Użytkownik odpowiada za decyzję i kontakt z osobą, której dane dotyczą.
8. Naruszenie ochrony danych
Po potwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych Podmiot przetwarzający zawiadamia użytkownika bez zbędnej zwłoki i przekazuje dostępne informacje potrzebne do oceny i wykonania obowiązków użytkownika. Zawiadomienie nie jest przyznaniem się do winy.
9. Zwrot i usunięcie
Eksport jest udostępniany na odrębny wniosek zgodnie z Warunkami korzystania. Po zakończeniu usługi użytkownik ma 30 dni na jego otrzymanie. Dane są następnie usuwane z aktywnego systemu, chyba że prawo wymaga ich przechowania; pozostałości w odizolowanych kopiach zapasowych usuwa się w cyklu rotacji w ciągu 90 dni.
10. Informacje i audyty
Podmiot przetwarzający udostępnia informacje rozsądnie potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO. W pierwszej kolejności stosuje się przegląd dokumentów lub zdalny. Zwykły audyt może odbyć się nie częściej niż raz w roku, po rozsądnym wcześniejszym powiadomieniu, w godzinach pracy i z poszanowaniem poufności oraz bezpieczeństwa innych użytkowników.
Dodatkowy przegląd jest dopuszczalny po potwierdzonym incydencie lub gdy wymaga tego organ nadzorczy. Koszt ponosi użytkownik, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie po stronie Podmiotu przetwarzającego.
11. Odpowiedzialność i pierwszeństwo
Odpowiedzialność regulują Warunki korzystania z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących praw wynikających z RODO. W razie sprzeczności dotyczącej przetwarzania danych osobowych niniejsza Umowa ma pierwszeństwo przed ogólnymi Warunkami.
12. Prawo, języki i kontakt
Obowiązuje prawo litewskie. W razie rozbieżności między wersjami językowymi pierwszeństwo ma wersja litewska, chyba że bezwzględnie obowiązujące prawo stanowi inaczej. Kontakt w sprawie Umowy: info@expooffice.lt.