Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 17 lipca 2026 r.

1. Administrator

Administrator świadczy usługę FormiBook i odpowiada za czynności przetwarzania opisane w tej Polityce jako własne. Jego dane prawne i kontaktowe znajdują się na dole strony.

2. Role FormiBook

Administrator określa cele przetwarzania danych osób odwiedzających stronę publiczną, użytkowników kont, rozliczeń, wsparcia, bezpieczeństwa oraz własnej obsługi umów.

W odniesieniu do danych wprowadzonych przez użytkownika o klientach, gościach lub pracownikach, to użytkownik jest zwykle administratorem, a Administrator działa jako podmiot przetwarzający. Relację tę reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych.

3. Przetwarzane dane

• Konto: imię i nazwisko, organizacja, dane kontaktowe, język, rola i chronione dane logowania.
• Korzystanie z systemu: zasoby, usługi, dostępność, rezerwacje, klienci, wiadomości, statusy, ceny i zapisy płatności.
• Płatności: plan, kwota, waluta, status i identyfikator transakcji. Pełne dane kart obsługuje dostawca płatności.
• Wsparcie i bezpieczeństwo: zgłoszenia, adres IP, czasy działań, urządzenie, przeglądarka, dzienniki błędów i bezpieczeństwa.
• Strona publiczna: wybór dotyczący cookie oraz, wyłącznie za zgodą, dane Google Analytics.
• Zgłoszenia nielegalnych treści: dane kontaktowe zgłaszającego, URL i informacje o zgłoszeniu.

4. Cele i podstawy prawne

• utworzenie konta, funkcje, wsparcie i rozliczenia — zawarcie i wykonanie umowy;
• księgowość, podatki i żądania organów — obowiązek prawny;
• bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, roszczenia prawne i poprawa niezawodności — prawnie uzasadnione interesy Administratora i użytkowników;
• Google Analytics na stronie publicznej — zgoda;
• dane klientów użytkownika — udokumentowane polecenia użytkownika i umowa powierzenia.

Nieodwracalnie zanonimizowane i zagregowane informacje mogą być używane do celów statystycznych, bezpieczeństwa i ulepszania produktu; nie stanowią już danych osobowych.

5. Dane klientów użytkownika

Użytkownik określa cele, zakres, podstawę prawną, okres przechowywania i prawa dostępu do danych swoich klientów. Jeśli wprowadza szczególne kategorie danych, musi istnieć przesłanka z art. 9 RODO i odpowiednie ograniczenia. Wobec takich danych Administrator działa jako podmiot przetwarzający wyłącznie w celu świadczenia i ochrony usługi oraz wykonywania zgodnych z prawem poleceń.

6. Źródła i dane wymagane

Dane pochodzą od osoby, użytkownika konta, jego organizacji, klienta użytkownika, przeglądarki, systemu i dostawcy płatności. Wymagane pola rejestracyjne i płatnicze są niezbędne do wykonania umowy; bez nich dana funkcja lub płatny plan nie mogą być udostępnione. Pola opcjonalne można pozostawić puste.

7. Odbiorcy

Dostęp mogą otrzymać dostawcy hostingu i infrastruktury, dostawca płatności, dostawca analityki strony publicznej, upoważnieni specjaliści wsparcia oraz organy publiczne, gdy wymaga tego prawo. Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

Aktualny rejestr podmiotów przetwarzających dane użytkowników jest dostępny dla upoważnionego użytkownika w systemie lub na żądanie skierowane na info@expooffice.lt. Istotne zmiany są komunikowane zgodnie z umową powierzenia.

8. Przekazywanie poza EOG

Jeśli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Administrator stosuje odpowiedni mechanizm RODO: decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne oraz, w razie potrzeby, dodatkowe zabezpieczenia.

9. Okresy przechowywania

• dane konta i klientów — przez czas aktywności konta lub do wcześniejszego usunięcia na zgodne z prawem polecenie użytkownika, a po zakończeniu usługi przez 30 dni na eksport;
• pozostałości w odizolowanych kopiach zapasowych — do 90 dni od usunięcia z aktywnego systemu;
• dzienniki bezpieczeństwa — do 6 miesięcy;
• korespondencja wsparcia — do 1 roku od zamknięcia zgłoszenia;
• zapisy księgowe i podatkowe — przez okres wymagany ustawowo;
• dane dotyczące sporu lub incydentu — do jego rozwiązania i upływu odpowiedniego terminu dochodzenia roszczeń.

10. Pliki cookie

Strona publiczna używa niezbędnego przechowywania wyboru użytkownika, a Google Analytics tylko za zgodą. Zobacz Politykę plików cookie.

System FormiBook po zalogowaniu używa technicznie niezbędnych plików cookie do uwierzytelniania, bezpieczeństwa i sesji użytkownika; zgoda nie jest na nie wymagana.

11. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje proporcjonalne środki techniczne i organizacyjne, w tym kontrolę dostępu, zabezpieczoną transmisję, kontrolę kont, dzienniki bezpieczeństwa, kopie zapasowe i zarządzanie dostawcami. Żaden system nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa.

12. Prawa osób

W zakresie przewidzianym przez RODO osoba może żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia lub przeniesienia danych, wnieść sprzeciw lub wycofać zgodę. Administrator może zweryfikować tożsamość w celu ochrony danych. Odpowiedź jest zwykle udzielana w ciągu miesiąca; obowiązują warunki, wyjątki i możliwe przedłużenia przewidziane przez RODO.

Klient użytkownika powinien w pierwszej kolejności zwrócić się do tego użytkownika jako administratora. Gdy Administrator działa jako podmiot przetwarzający, pomaga użytkownikowi zgodnie z umową powierzenia.

13. Decyzje automatyczne i wiadomości

Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na osobę. Wysyłane są wyłącznie wiadomości serwisowe i transakcyjne; niniejsza Polityka nie przewiduje newsletterów marketingowych.

14. Skarga

Możesz najpierw skontaktować się z Administratorem. Masz również prawo złożyć skargę do litewskiego Państwowego Inspektoratu Ochrony Danych: vdai.lrv.lt.

15. Zmiany

Aktualna wersja jest publikowana na stronie. Gdy zmiana istotnie wpływa na przetwarzanie lub prawa, Administrator stosuje odpowiedni okres i sposób powiadomienia.

16. Kontakt

Pytania i wnioski dotyczące ochrony danych: info@expooffice.lt.

Wróć na stronę główną