Verwerkersovereenkomst
Laatst bijgewerkt: 17 juli 2026
Deze Verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de Gebruiksvoorwaarden tussen de FormiBook-gebruiker en de rechtspersoon die onder ‘Gegevens van de verwerker’ wordt genoemd (de Verwerker) en is automatisch van toepassing wanneer de Verwerker namens de gebruiker persoonsgegevens verwerkt.
De gebruiker is verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker is verwerker, tenzij een bepaalde verwerkingsactiviteit wettelijk anders wordt gekwalificeerd.
1. Onderwerp en duur
De Verwerker verwerkt gegevens om de dienst te leveren, beschermen, ondersteunen en beëindigen gedurende de looptijd van het account en de overeengekomen perioden voor teruggave en verwijdering.
2. Verwerking
De handelingen omvatten verzameling, opslag, ordening, weergave, overdracht op rechtmatige instructie, back-up, export en verwijdering. Het doel is het beheer van bronnen, diensten, beschikbaarheid, klanten, boekingen, berichten, prijzen, statussen en bijbehorende betalingsregistraties.
Betrokkenen kunnen klanten, gasten, werknemers, vertegenwoordigers en andere personen zijn van wie de gebruiker rechtmatig gegevens invoert. Gegevens kunnen identiteits- en contactgegevens, boekings- en dienstgegevens, berichten, bestanden, betalingsstatussen en bijzondere categorieën omvatten wanneer de gebruiker ervoor kiest deze op een rechtmatige grond te verwerken.
3. Instructies van de gebruiker
De Verwerker verwerkt gegevens alleen op basis van gedocumenteerde rechtmatige instructies van de gebruiker, waaronder deze voorwaarden en handelingen in het systeem. Als de Verwerker van mening is dat een instructie in strijd is met het gegevensbeschermingsrecht, informeert hij de gebruiker en mag hij de instructie opschorten totdat er duidelijkheid is.
4. Vertrouwelijkheid en beveiliging
Toegang is beperkt tot personen die deze nodig hebben en aan vertrouwelijkheid zijn gebonden. De Verwerker past evenredige beveiligingsmaatregelen toe, waaronder toegangsbeheer, beveiligde overdracht, logboekregistratie, back-ups, kwetsbaarheidsbeheer en responsprocedures. Specifieke maatregelen kunnen zich ontwikkelen zonder het algemene beschermingsniveau te verlagen.
5. Subverwerkers
De gebruiker geeft algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Het actuele register, inclusief doeleinden en verwerkingslocaties, is beschikbaar voor een bevoegde gebruiker in het systeem of op verzoek via info@expooffice.lt. De Verwerker legt subverwerkers gegevensbeschermingsverplichtingen op die niet minder bescherming bieden.
De Verwerker kondigt een toevoeging of vervanging ten minste vijftien dagen van tevoren aan. De gebruiker mag binnen die periode bezwaar maken op basis van een specifiek, onderbouwd gegevensbeschermingsrisico. De Verwerker zoekt een commercieel redelijk alternatief; als dat niet beschikbaar is, mag elke partij de betrokken dienst beëindigen. Als beëindiging vóór het einde van een betaalde periode plaatsvindt, wordt het ongebruikte deel terugbetaald.
6. Internationale doorgiften
Een doorgifte buiten de EER is alleen toegestaan op grond van een toepasselijk AVG-mechanisme, waaronder een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen en noodzakelijke aanvullende maatregelen. De gebruiker machtigt de Verwerker om daarvoor relevante voorwaarden met subverwerkers aan te gaan.
7. Verzoeken van betrokkenen en ondersteuning
Rekening houdend met de verwerking ondersteunt de Verwerker de gebruiker redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen en verplichtingen met betrekking tot beveiliging, incidentmeldingen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en overleg met toezichthouders. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het besluit en de communicatie met de betrokkene.
8. Inbreuk in verband met persoonsgegevens
Na bevestiging van een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert de Verwerker de gebruiker zonder onnodige vertraging en verstrekt hij beschikbare informatie die nodig is om de verplichtingen van de gebruiker te beoordelen en na te komen. Een melding houdt geen erkenning van schuld in.
9. Teruggave en verwijdering
Een export wordt op afzonderlijk verzoek volgens de Gebruiksvoorwaarden geleverd. Na beëindiging heeft de gebruiker 30 dagen om deze te ontvangen. Daarna worden gegevens uit het actieve systeem verwijderd, tenzij de wet bewaring vereist; restgegevens worden binnen 90 dagen door rotatie uit geïsoleerde back-ups verwijderd.
10. Informatie en audits
De Verwerker verstrekt informatie die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Eerst wordt een documentbeoordeling of beoordeling op afstand gebruikt. Een gewone audit kan maximaal eenmaal per jaar plaatsvinden met een redelijke voorafgaande aankondiging, tijdens kantooruren en met inachtneming van vertrouwelijkheid en de beveiliging van andere gebruikers.
Een aanvullende beoordeling is toegestaan na een bevestigd incident of wanneer een toezichthouder dit vereist. De gebruiker draagt de kosten, tenzij de audit een wezenlijke schending door de Verwerker vaststelt.
11. Aansprakelijkheid en voorrang
Aansprakelijkheid wordt geregeld door de Gebruiksvoorwaarden, met inachtneming van dwingende rechten uit de AVG. Bij een tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens heeft deze Verwerkersovereenkomst voorrang op de algemene Voorwaarden.
12. Recht, talen en contact
Litouws recht is van toepassing. Bij verschillen tussen taalversies heeft de Litouwse versie voorrang, tenzij dwingend recht anders vereist. Contact over de Verwerkersovereenkomst: info@expooffice.lt.