Gebruiksvoorwaarden
Laatst bijgewerkt: 17 juli 2026
FormiBook is een dienst die wordt aangeboden door de rechtspersoon die onder ‘Gegevens van de aanbieder’ wordt genoemd (de Aanbieder). De contractspartij is de rechtspersoon die op de datum waarop deze Voorwaarden worden aanvaard in dat onderdeel wordt genoemd.
De Voorwaarden zijn uitsluitend bedoeld voor gebruikers die voor zakelijke of professionele doeleinden handelen. Door ze te aanvaarden bevestigt de gebruiker bevoegd te zijn om namens de in het account vermelde organisatie te handelen.
1. Dienst
FormiBook is een online systeem voor het beheren van bronnen, diensten, beschikbaarheid, klanten, boekingen en bijbehorende betalingsregistraties. Beschikbare functies en limieten zijn afhankelijk van het gekozen abonnement en de accountconfiguratie.
2. Account
De gebruiker verstrekt juiste en actuele informatie, beschermt inloggegevens en is verantwoordelijk voor handelingen die via het account worden uitgevoerd, waaronder handelingen van werknemers en andere personen die toegang hebben gekregen. Een vermoeden van misbruik moet zonder vertraging aan de Aanbieder worden gemeld.
Deze regel ontslaat de Aanbieder niet van aansprakelijkheid voor opzet, grove nalatigheid of een bevestigd beveiligingsincident aan zijn zijde. Na een melding neemt de Aanbieder redelijke maatregelen om de toegang te beperken.
3. Toegestaan gebruik
De dienst mag niet onrechtmatig worden gebruikt, voor inbreuk op rechten van derden, verstoring van de werking of beveiliging van het systeem, upload van schadelijke code, omzeiling van abonnementslimieten of toegang tot gegevens van een andere gebruiker. Volledige betaalkaartgegevens, wachtwoorden en andere toegangsgeheimen mogen niet in vrije tekstvelden worden ingevoerd.
De gebruiker mag bijzondere categorieën persoonsgegevens alleen verwerken wanneer een toepasselijke voorwaarde van artikel 9 AVG bestaat en passende transparantie, gegevensminimalisatie en toegangscontroles zijn ingericht.
4. Gegevens van de gebruiker
De gebruiker behoudt alle rechten op de gegevens en materialen die hij indient. De gebruiker verleent de Aanbieder een niet-exclusieve licentie om deze uitsluitend voor zover nodig voor het leveren, beschermen en ondersteunen van de dienst op te slaan, te kopiëren, weer te geven, er back-ups van te maken en anderszins technisch te verwerken. De licentie eindigt wanneer de gegevens worden verwijderd.
De gebruiker is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens en verwerkingsinstructies. Wanneer de Aanbieder klantgegevens van de gebruiker als verwerker verwerkt, is de Verwerkersovereenkomst van toepassing.
De Aanbieder mag onomkeerbaar geanonimiseerde en geaggregeerde informatie gebruiken voor statistiek, beveiliging en productverbetering. Deze informatie mag identificatie van de gebruiker, diens medewerkers of klanten niet mogelijk maken.
5. Openbare pagina's en klanten van de gebruiker
De Aanbieder levert een technisch hulpmiddel en is geen partij bij een transactie tussen de gebruiker en diens klant. De gebruiker is verantwoordelijk voor zijn diensten, prijzen, boekingsvoorwaarden, annuleringen, terugbetalingen, belastingen, inhoud en klantcommunicatie.
De Aanbieder beheert geen algemene catalogus waarin gebruikers worden gerangschikt en verspreidt hun aanbiedingen niet via aanvullende of partnerkanalen zonder afzonderlijke overeenkomst. De gebruiker heeft toegang tot zijn eigen account- en klantgegevens, maar niet tot gegevens van andere gebruikers. De toegang van de Aanbieder na beëindiging wordt beschreven in artikel 11.
Mogelijk illegale inhoud op een openbare pagina kan worden gemeld via info@expooffice.lt, met de exacte URL, een beschrijving en onderbouwing van de melding, contactgegevens van de melder en een verklaring dat de melder te goeder trouw meent dat de melding juist is. De Aanbieder bevestigt de ontvangst en informeert de melder over het besluit wanneer contactgegevens beschikbaar zijn. De Aanbieder mag dergelijke inhoud beperken en de gebruiker over de redenen informeren, tenzij kennisgeving wettelijk verboden is.
6. Abonnementen en limieten
Functies, prijzen en limieten van abonnementen worden op de website of in het systeem weergegeven. Het Free-abonnement wordt geleverd ‘zoals het is’, zonder SLA, gegarandeerde reactietijd van ondersteuning of beschikbaarheidskredieten. De Aanbieder mag het Free-abonnement wijzigen of intrekken met een aankondiging van ten minste 30 dagen, behalve bij dringende juridische of beveiligingsmaatregelen.
Als limieten na een downgrade of niet-verlenging worden overschreden, kan het account in een beperkte modus komen. Gegevens worden niet automatisch verwijderd: de gebruiker kan ze bekijken, overtollige gegevens verwijderen, een passend abonnement kiezen of om export verzoeken. Het aanmaken van nieuwe gegevens en functies boven de limiet kunnen worden uitgeschakeld.
7. Prijs en betaling
De prijs die vóór bevestiging van de betaling wordt getoond, is het definitieve bedrag voor de gekozen maandperiode. Als de fiscale behandeling van de Aanbieder verandert, waaronder een verplichting om btw te heffen, kunnen prijzen alleen voor toekomstige perioden worden aangepast met een aankondiging van ten minste 30 dagen. Een bevestigde betaling wordt niet met terugwerkende kracht verhoogd.
Standaard wordt elke periode betaald met een afzonderlijk bevestigde betaling. Periodieke afschrijving is alleen toegestaan na een afzonderlijke uitdrukkelijke keuze van de gebruiker en kan voor de toekomst worden opgezegd. Een betalingsdienst verwerkt de betaling volgens haar eigen regels; de Aanbieder ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens.
Een abonnement wordt geactiveerd na succesvolle betalingsbevestiging. Een upgrade kan onmiddellijk ingaan na een evenredige betaling voor het resterende deel van de periode. Een downgrade gaat in de volgende periode in, met inachtneming van de limietregels.
8. Annulering, terugbetalingen en servicekrediet
Bij vrijwillige annulering of downgrade tijdens een begonnen maand wordt geen terugbetaling gedaan; het abonnement blijft beschikbaar tot het einde van de betaalde periode. Een foutieve of dubbele betaling en een door schuld van de Aanbieder niet geleverde dienst worden voor zover verplicht via dezelfde methode terugbetaald, tenzij de wet of regels van de betalingsdienst anders vereisen.
Als de betaalde dienst door schuld van de Aanbieder langer dan 48 uur ononderbroken niet beschikbaar is, kan de gebruiker binnen 30 dagen een evenredig krediet voor volledige dagen van onbeschikbaarheid aanvragen. Het krediet kan niet hoger zijn dan de vergoeding voor de betrokken periode. Het geldt niet voor gepland onderhoud, misbruik, het netwerk of de apparatuur van de gebruiker, overmacht of gebeurtenissen buiten de redelijke invloed van de Aanbieder. Dwingende rechten blijven onverlet.
9. Beschikbaarheid en ondersteuning
De Aanbieder streeft naar een stabiele dienst, maar garandeert geen volledig ononderbroken of foutloze werking. Onderhoud, updates, infrastructuurstoringen, handelingen van derden en overmacht kunnen voorkomen. Gepland werk wordt, waar redelijkerwijs mogelijk, vooraf aangekondigd.
Ondersteuning wordt op commercieel redelijke basis geleverd zonder gegarandeerde reactietijd, tenzij een bepaald abonnement of een afzonderlijke overeenkomst uitdrukkelijk een SLA bevat.
10. Beperking en beëindiging
Bij een herstelbare, niet-dringende schending geeft de Aanbieder zeven kalenderdagen om deze te herstellen. Toegang kan onmiddellijk worden beperkt bij illegale activiteiten, een beveiligingsdreiging, misbruik, een bindend verzoek van een bevoegde instantie of een ander dringend risico.
De Aanbieder mag de dienst zonder schending door de gebruiker beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen. Een betaald abonnement blijft beschikbaar tot het einde van de lopende betaalde maandperiode, doorgaans niet langer dan 30 dagen, zodat geen terugbetaling verschuldigd is. Als de Aanbieder de betaalde dienst daadwerkelijk eerder stopzet, wordt het ongebruikte deel evenredig terugbetaald.
11. Vertrek, overstap en verwijdering
Op afzonderlijk verzoek levert de Aanbieder kosteloos een standaardexport van beschikbare accountinstellingen, bronnen, diensten, boekingen, klantgegevens, prijzen, statussen, geregistreerde betalingen, berichten en geüploade bestanden. De Aanbieder kiest een gangbaar machineleesbaar formaat, waaronder CSV, JSON of XLSX; bestanden worden waar van toepassing in hun oorspronkelijke formaat geleverd. Broncode, interne beveiligings- en diagnostische gegevens, bedrijfsgeheimen van de Aanbieder en gegevens van andere gebruikers zijn uitgesloten.
De Aanbieder biedt zonder onnodige vertraging redelijke ondersteuning bij overstappen, handhaaft passende beveiliging en ondersteunt een overstap naar een andere aanbieder of de eigen infrastructuur van de gebruiker. De normale overgangsperiode is maximaal 30 dagen; wanneer dit technisch niet haalbaar is, gelden de wettelijk toegestane termijnen. De gebruiker mag de overgangsperiode eenmaal verlengen met een periode die redelijkerwijs nodig is voor de overstap. Niet-standaard transformatie of aanvullend werk is alleen tegen betaling op basis van een afzonderlijke overeenkomst en alleen voor zover dit buiten de dwingende wettelijke verplichtingen van de Aanbieder valt.
Na beëindiging van de dienst heeft de gebruiker 30 kalenderdagen om een export aan te vragen en te ontvangen. Daarna worden gegevens uit het actieve systeem verwijderd, met uitzondering van gegevens die de Aanbieder wettelijk of voor een geschil moet bewaren. Restgegevens in geïsoleerde back-ups worden binnen 90 dagen volgens de geplande rotatie verwijderd en niet voor normale activiteiten gebruikt.
Systeemback-ups zijn bedoeld voor herstel na calamiteiten en niet als individueel gebruikersarchief. De gebruiker bewaart zelf kopieën van kritieke gegevens en documenten die hij wettelijk moet bewaren.
12. Intellectuele eigendom
Rechten op de software, het ontwerp, het merk en andere FormiBook-elementen behoren toe aan de Aanbieder of de betreffende rechthebbenden. De gebruiker krijgt voor de contractduur een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken. Voor materialen van de gebruiker geldt artikel 4.
13. Externe diensten
Sommige functies kunnen afhankelijk zijn van betalings-, infrastructuur- of andere externe aanbieders. Hun eigen voorwaarden kunnen op de betreffende dienst van toepassing zijn. De Aanbieder blijft verantwoordelijk voor zijn verplichtingen bij de selectie en inschakeling van verwerkers, maar niet voor gebeurtenissen buiten zijn redelijke invloed.
14. Beperking van aansprakelijkheid
Voor zover wettelijk toegestaan is de Aanbieder niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, verlies van klanten of verwachte resultaten, of gevolgen van onjuiste gegevens, instructies of handelingen van de gebruiker.
De totale contractuele aansprakelijkheid van de Aanbieder voor alle samenhangende vorderingen is beperkt tot het bedrag dat de betreffende gebruiker daadwerkelijk heeft betaald in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die de aansprakelijkheid veroorzaakte. Voor het Free-abonnement geldt een limiet van EUR 100. Betaalde terugbetalingen en kredieten tellen mee voor de limiet.
De beperkingen gelden niet bij opzet, grove nalatigheid, letsel aan leven of gezondheid, immateriële schade of een geval waarin aansprakelijkheid niet mag worden beperkt. Ze beperken geen toezichthoudende bevoegdheden of dwingende rechten van derden.
15. Vorderingen van derden
De gebruiker vergoedt de Aanbieder voor redelijke, gedocumenteerde kosten en bedragen die voortvloeien uit vorderingen van derden als gevolg van een schending van deze Voorwaarden door de gebruiker, onrechtmatige inhoud, diensten of gegevensverwerking. De Aanbieder stelt de gebruiker onmiddellijk op de hoogte en staat deelname aan de verdediging toe. Eigen schuld van de Aanbieder wordt niet op de gebruiker afgewenteld.
16. Wijzigingen en talen
De actuele versie wordt op de website gepubliceerd. Belangrijke wijzigingen treden in werking na de door toepasselijk recht vereiste aankondigingstermijn. Wijzigingen die nodig zijn voor wetgeving, beveiliging of het voorkomen van misbruik kunnen eerder gelden. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding; waar wettelijk vereist wordt afzonderlijke bevestiging gevraagd.
De Engelse, Russische en Nederlandse versies zijn vertalingen. Bij verschillen heeft de Litouwse versie voorrang, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
17. Overdracht
De Aanbieder mag het contract na kennisgeving overdragen aan een rechtsopvolger of verkrijger van de dienst, mits de kernrechten van de gebruiker niet worden verminderd. De gebruiker mag het overdragen bij een bedrijfsreorganisatie; anders is toestemming van de Aanbieder vereist.
18. Recht en geschillen
Litouws recht is van toepassing. Voor een gerechtelijke procedure stuurt een partij een schriftelijke vordering en geeft zij 30 dagen voor overleg; dringende voorlopige maatregelen blijven mogelijk. Een onopgelost geschil wordt behandeld door de rechter van de statutaire zetel van de Aanbieder, tenzij dwingend recht anders vereist.