Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 17 juli 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De Verwerkingsverantwoordelijke levert de FormiBook-dienst en is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in dit Beleid als eigen verwerking worden beschreven. De juridische en contactgegevens staan onderaan deze pagina.

2. Rollen van FormiBook

De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt de doeleinden van de verwerking van gegevens van bezoekers van de openbare website, accountgebruikers, facturering, ondersteuning, beveiliging en eigen contractbeheer.

Voor gegevens die een gebruiker invoert over klanten, gasten of werknemers, is de gebruiker doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en treedt de Verwerkingsverantwoordelijke op als verwerker. De Verwerkersovereenkomst regelt die relatie.

3. Verwerkte gegevens

• Account: naam, organisatie, contactgegevens, taal, rol en beschermde inloggegevens.
• Systeemgebruik: bronnen, diensten, beschikbaarheid, boekingen, klanten, berichten, statussen, prijzen en betalingsregistraties.
• Betalingen: abonnement, bedrag, valuta, status en transactie-ID. Volledige kaartgegevens worden door de betalingsdienst verwerkt.
• Ondersteuning en beveiliging: verzoeken, IP-adres, tijdstippen van handelingen, apparaat, browser, fout- en beveiligingslogboeken.
• Openbare website: de cookiekeuze en, uitsluitend met toestemming, Google Analytics-gegevens.
• Meldingen van illegale inhoud: contactgegevens van de melder, URL en meldingsinformatie.

4. Doeleinden en rechtsgronden

• aanmaken van accounts, functies, ondersteuning en facturering — het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst;
• boekhouding, belastingen en verzoeken van bevoegde instanties — wettelijke verplichting;
• beveiliging, misbruikpreventie, rechtsvorderingen en verbetering van betrouwbaarheid — gerechtvaardigde belangen van de Verwerkingsverantwoordelijke en gebruikers;
• Google Analytics op de openbare website — toestemming;
• klantgegevens van de gebruiker — gedocumenteerde instructies van de gebruiker en de Verwerkersovereenkomst.

Onomkeerbaar geanonimiseerde en geaggregeerde informatie mag worden gebruikt voor statistiek, beveiliging en productverbetering en is geen persoonsgegeven meer.

5. Klantgegevens van de gebruiker

De gebruiker bepaalt de doeleinden, omvang, rechtsgrond, bewaartermijn en toegangsrechten voor zijn klantgegevens. Als bijzondere categorieën worden ingevoerd, moet de gebruiker over een voorwaarde van artikel 9 AVG en passende beperkingen beschikken. Voor dergelijke gegevens treedt de Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend als verwerker op om de dienst te leveren en beschermen en rechtmatige instructies te volgen.

6. Bronnen en verplichte gegevens

Gegevens zijn afkomstig van de betrokkene, een accountgebruiker, diens organisatie, een klant van de gebruiker, de browser, het systeem en de betalingsdienst. Verplichte registratie- en betalingsvelden zijn noodzakelijk voor de overeenkomst; zonder deze gegevens kan de betreffende functie of het betaalde abonnement niet worden geleverd. Optionele velden mogen leeg blijven.

7. Ontvangers

Hosting- en infrastructuuraanbieders, de betalingsdienst, de analyticsaanbieder van de openbare website, bevoegde ondersteuningsmedewerkers en overheidsinstanties waar de wet dat vereist, kunnen toegang krijgen. De Verwerkingsverantwoordelijke verkoopt geen persoonsgegevens.

Het actuele register van verwerkers die voor gebruikersgegevens relevant zijn, is beschikbaar voor een bevoegde gebruiker in het systeem of op verzoek via info@expooffice.lt. Belangrijke wijzigingen worden volgens de Verwerkersovereenkomst meegedeeld.

8. Doorgiften buiten de EER

Wanneer een aanbieder gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruikt de Verwerkingsverantwoordelijke een toepasselijk AVG-mechanisme: een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen en, waar nodig, aanvullende waarborgen.

9. Bewaartermijnen

• account- en klantgegevens — zolang het account actief is of tot eerdere verwijdering op rechtmatige instructie van de gebruiker, gevolgd door 30 dagen voor export na beëindiging van de dienst;
• restgegevens in geïsoleerde back-ups — maximaal 90 dagen na verwijdering uit het actieve systeem;
• beveiligingslogboeken — maximaal 6 maanden;
• ondersteuningscorrespondentie — maximaal 1 jaar nadat het verzoek is gesloten;
• boekhoudkundige en fiscale gegevens — gedurende de wettelijke termijn;
• gegevens die voor een geschil of incident relevant zijn — totdat dit is opgelost en de toepasselijke verjaringstermijn is verstreken.

10. Cookies

De openbare website gebruikt noodzakelijke opslag voor de keuze van de gebruiker en Google Analytics alleen na toestemming. Zie het Cookiebeleid.

Het aangemelde FormiBook-systeem gebruikt technisch noodzakelijke cookies voor authenticatie, beveiliging en de gebruikerssessie; daarvoor is geen toestemming vereist.

11. Beveiliging

De Verwerkingsverantwoordelijke past evenredige technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder toegangscontrole, beveiligde overdracht, accountcontroles, beveiligingslogboeken, back-ups en leveranciersbeheer. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen.

12. Rechten

Voor zover de AVG daarin voorziet, kan een betrokkene verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid, bezwaar maken tegen verwerking of toestemming intrekken. De Verwerkingsverantwoordelijke mag de identiteit controleren om gegevens te beschermen. Een antwoord wordt doorgaans binnen één maand gegeven; de voorwaarden, uitzonderingen en mogelijke verlengingen van de AVG zijn van toepassing.

Een klant van een gebruiker neemt eerst contact op met die gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke ondersteunt de gebruiker volgens de Verwerkersovereenkomst wanneer hij als verwerker optreedt.

13. Geautomatiseerde besluiten en berichten

De Verwerkingsverantwoordelijke neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor een persoon hebben. Alleen dienst- en transactieberichten worden verstuurd; dit Beleid voorziet niet in marketingnieuwsbrieven.

14. Klacht

U kunt eerst contact opnemen met de Verwerkingsverantwoordelijke. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Litouwse gegevensbeschermingsautoriteit: vdai.lrv.lt.

15. Wijzigingen

De actuele versie wordt op de website gepubliceerd. Wanneer een wijziging de verwerking of rechten wezenlijk beïnvloedt, volgt de Verwerkingsverantwoordelijke de toepasselijke aankondigingstermijn en -methode.

16. Contact

Vragen en verzoeken over gegevensbescherming: info@expooffice.lt.

Terug naar home